Termíny podávania aktualizácií riešiteľských kolektívov na rok 2015, finančných správ za rok 2014 a záverečných správ projektov končiacich v roku 2014
Aktualizácie riešiteľských kolektívov, resp. pracovísk vedúcich projektov na rok 2015
Vedúci projektov VEGA, pokračujúcich v riešení v roku 2015, sú povinní podať formulár aktualizácie, a to bez ohľadu na to, či došlo, alebo nedošlo k zmenám v riešiteľskom kolektíve, resp. pracoviska vedúceho projektu. V zmysle pravidiel VEGA 1 riešiteľ môže byť vedúcim najviac 1 projektu a 1 riešiteľ sa môže podieľať maximálne na 2 projektoch evidovaných vo VEGA (vrátane žiadostí zaregistrovaných v systéme e-VEGA s vygenerovaným evidenčným číslom, výnimkou sú podávatelia, ktorým sa končí projekt v aktuálnom roku), pričom nesmie prekračovať maximálnu ročnú výšku jeho výskumnej kapacity. Požaduje sa od všetkých vedúcich projektov, aby si u seba aj u svojich členov riešiteľského kolektívu overili účasti na projektoch VEGA. V prípade zistenia viacerých účastí na projektoch (viac ako 2) je potrebné, aby si konkrétny člen riešiteľského kolektívu stanovil, na ktorých max. 2 projektoch bude evidovaný, a následne podľa toho príslušný vedúci projektu aktualizáciou upraví svoj riešiteľský kolektív. Upozorňujeme na to najmä preto, aby si každý riešiteľ VEGA zvážil svoje aktuálne účasti na projektoch, a to aj so zreteľom na podávanie nových projektov so začiatkom riešenia v roku 2016, na ktorých by mal záujem participovať (príslušná komisia má v zmysle pravidiel VEGA právo neakceptovať novú žiadosť, v ktorej člen/členovia riešiteľského kolektívu budú presahovať celkovo 2 účasti). Pri nekorektnej evidencii účastí/výskumnej kapacity riešiteľov sa v prípade porušovania pravidiel VEGA vyvodia príslušné dôsledky.Pri nových projektoch, ktoré sa začnú riešiť v roku 2015, je potrebné podať aktualizáciu, len ak nastala zmena pracoviska vedúceho projektu, resp. zmena riešiteľského kolektívu od podania žiadosti, aby v prípade financovania projektu mohla byť dotácia poskytnutá zmenenému vedúcemu riešiteľovi na aktuálne pracovisko.
Pri spoločných projektoch (rezort školstva + SAV) platí všeobecná povinnosť predložiť aktualizáciu pri všetkých pokračujúcich, ako aj nových projektov so začiatkom riešenia v roku 2015, a to i v prípade, keď nedošlo k žiadnej zmene. V prípade spoločného projektu s vedúcim riešiteľom zo SAV, ak v tomto roku nebola financovaná časť v rezorte školstva, takýto projekt MŠVVaŠ SR neeviduje ako projekt riešený v rezorte školstva (ostáva ako len samostatne riešený projekt v rezorte SAV). Z tohto dôvodu je potrebné tento stav upraviť aj aktualizáciou, aby riešiteľský kolektív za školskú časť nemal blokované účasti/kapacity pri snahe podať si nový projekt v nasledujúcom roku.
Termín podávania aktualizácie na rok 2015 je do 12. 12. 2014 do 14.00 hod. v systéme e-VEGA, ktorú po vytlačení s podpisom vedúceho projektu a príslušného funkcionára vysokej školy (vo formulári sa uvádza meno, priezvisko, tituly a funkcia podpísanej osoby) treba zaslať poštou na odbor vedy a techniky na VŠ najneskôr do 17. 12. 2014 (rozhoduje dátum na poštovej pečiatke). Bez podpísanej tlačenej verzie nemôže byť aktualizácia akceptovaná. V prípade spoločných projektov VEGA, kde vedúci projektu je z rezortu školstva a zástupca z rezortu SAV, je potrebné písomnú aktualizáciu zaslať aj na odbor vedy a výskumu Úradu SAV. Podanie aktualizácie riešiteľského kolektívu, resp. pracoviska vedúceho projektu je potrebné na správne pridelenie finančnej dotácie na príslušné pracovisko v nasledujúcom roku.
On-line systém e-VEGA je otvorený od 19. 11. 2014.
Finančné správy riešených projektov (vyplnenie formulára čerpania dotácie VEGA za rok 2014)
Vedúci projektov VEGA, pokračujúcich v roku 2015 i končiacich v riešení v roku 2014, sú povinní najneskôr do 16. 1. 2015 do 14.00 hod. elektronicky vyplniť formulár čerpania dotácie VEGA za rok 2014 prostredníctvom systému e-VEGA (menu Projekty/Financovanie projektu) na adrese http://evega.minedu.sk/e-vega/. Písomná forma finančnej správy sa na odbor vedy a techniky na VŠ nezasiela, stačí ju uložiť v on-line systéme.
V prípade kontroly je nevyhnutné, aby boli k dispozícii finančné správy za každý rok ku všetkým financovaným projektom. Pri končiacich projektoch sa údaje vyplnené vo formulári čerpania dotácie preberú do záverečnej správy.
Záverečné správy projektov končiacich v roku 2014
Vedúci projektov, ktorých riešenie sa končí v roku 2014, elektronicky podávajú záverečnú správu za celé obdobie riešenia projektu v systéme e-VEGA do 16. 1. 2015 do 14.00 hod. a v tlačenej podobe zasielajú poštou iba vygenerované potvrdenie o podaní záverečnej správy (veľmi zjednodušené a administratívne menej náročné - len 1 strana), ktoré musí byť opečiatkované a podpísané príslušným funkcionárom vysokej školy a vedúcim projektu. Potvrdenie (nie celá vytlačená správa) sa posiela na odbor vedy a techniky na VŠ najneskôr do 21. 1. 2015 (rozhoduje dátum na poštovej pečiatke).
Pred podaním záverečnej správy treba v systéme mať uložený najskôr formulár finančného čerpania za jednotlivé roky, z ktorého sa do záverečnej správy preberú údaje o finančnom zúčtovaní.
Jednotlivé publikované výstupy za celé obdobie riešenia projektu sa dokladujú k záverečnej správe iba elektronicky, keďže odborné komisie VEGA budú záverečné správy hodnotiť on-line. Poštou zaslané publikácie príslušná komisia VEGA už nebude brať do úvahy.
Vedúci projektov, na ktoré bola za celé obdobie riešenia poskytnutá finančná dotácia vyššia ako 28 215 € (pri spoločných projektoch súhrnne za obidva rezorty), musia uskutočniť záverečnú oponentúru a jej závery priložiť prostredníctvom príslušného formulára ako prílohu k elektronickej podobe záverečnej správy (v prípade, že táto povinnosť nebude dodržaná, príslušná komisia to bude považovať za nesplnenie podmienok k záverečnému hodnoteniu). Vedúci projektu zodpovedá za vypracovanie záverečnej správy, po jej podaní nie je možné v systéme dodatočne dopĺňať chýbajúce údaje a prílohy.
V súlade so základnými dokumentmi VEGA pri nepodaní záverečnej správy je projekt vyhodnotený ako nesplnil ciele a takýto vedúci projektu nebude môcť predložiť žiadosť o dotáciu na nový projekt VEGA počas 2 rokov. Po kontrole a preukázaní konkrétneho pochybenia (napr. ak pri zúčtovaní neboli dodržané pravidlá a pokyny VEGA alebo došlo k finančnému zúčtovaniu položiek pri čerpaní dotácie, ktoré nesúvisia s riešením projektu, prípadne sa nepostupovalo podľa príslušnej projektovej dokumentácie v súlade so stanovenými cieľmi a úlohami, alebo sa zistia neoprávnené alebo neprimerané výdavky) môže MŠVVaŠ SR požiadať príslušnú vysokú školu o vrátenie dotácie, ktorá bola poskytnutá na riešenie daného projektu ako inštitucionálna forma podpory výskumu a vývoja zo štátneho rozpočtu. Podľa čl. 2 ods. 11 pravidiel VEGA predĺženie schváleného obdobia riešenia projektov VEGA nie je možné.
Nevyčerpané finančné prostriedky pri končiacich projektoch VEGA, na ktoré bola verejnej vysokej škole pridelená dotácia v roku 2014, ich táto vysoká škola vráti MŠVVaŠ SR na výdavkový účet s číslom účtu v tvare IBAN: SK80 8180 0000 0070 0006 5236 do 25. 11. 2014. V prípade, že vysoká škola nestihne uvedený termín, vráti nevyčerpané finančné prostriedky až po 1. 1. 2015 na depozitný účet s číslom účtu v tvare IBAN: SK68 8180 0000 0070 0006 3900 do termínu, ktorý MF SR stanoví na zúčtovanie finančných vzťahov so štátnym rozpočtom za rok 2014. Po tomto termíne je potrebné ich vrátiť na príjmový účet v tvare IBAN: SK94 8180 0000 0070 0006 3820. Pri každom vrátení nevyčerpanej dotácie je vysoká škola povinná zaslať avízo sekcii financovania a rozpočtu, pričom tieto finančné prostriedky sa vracajú výlučne prostredníctvom rektorátu príslušnej verejnej vysokej školy.